Архівний відділ Миргородської міської ради інформує:
Архівний відділ знаходиться за адресою:
37600, вул. Гоголя, 107
м. Миргород, Полтавська обл.
тел. (05355)5 31 92
Солодовник Альона Олександрівна – начальник архівного відділу
Графік роботи:
Понеділок – четвер: 8.00–17.00, п’ятниця: 8.00-15.45
Обідня перерва: 12.00–12.45
Графік прийому:
щопонеділка та щочетверга з 09.00 год. до 11.00 год.
за адресою: м. Миргород , вул. Гоголя, 107 (приймальна архівного відділу, другий поверх)
Для забезпечення інформаційної потреби за запитом рекомендовано звертатися в прийомні дні.
Фізичні особи обов'язково надають заяву та паспорт (при потребі копію трудової книжки).
Юридичні особи обов'язково надають лист установи.
Перелік послуг:
- Надання архівних копій, витягів з документів, що зберігаються в архівному відділі, на запити органів державної влади, органів місцевого самоврядування, депутатських звернень.
- Надання архівних копій, витягів з документів, що зберігаються в архівному відділі , юридичним та фізичним особам на тематичні запити.
- Надання архівних копій, витягів з документів, що зберігаються в архівному відділі, юридичним та фізичним особам на запити щодо підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно.
- Надання архівних довідок, що підтверджують трудовий стаж на підприємствах, документи яких зберігаються в архівному відділі.
- Надання архівних довідок про заробітну плату на підприємствах, документи яких зберігаються в архівному відділі.
- Інформаційне обслуговування користувачів в архівному відділі.
- Організація роботи експертної комісії при архівному відділі Миргородської міської ради.
- Схвалення положень про архівні підрозділи, про експертні комісії;номенклатур справ підприємств, установ, організацій міста;актів про вилучення до знищення; описів справ тривалого зберігання та з особового складу підприємств, установ, організацій міста, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.
В архівному відділі Миргородської міської ради зберігаються документи з особового складу ліквідованих установ, що діяли в місті Миргороді. При ліквідації чи припиненні діяльності установи передавали на довготривале державне зберігання накази керівника підприємства та відомості нарахування заробітної плати. На жаль, не всі документи збереглися, на них впливав час та, інколи, недбалість попередніх власників. Отримати інформацію з документів фондів ліквідованих установ можна звернувшись до архівного відділу Миргородської міської ради. Перелік установ, з перейменуваннями, документи яких знаходяться на державному зберіганні Ви можете завантажити тут
Законодавча підстава надання послуги: Закон України „Про національний архівний фонд і архівні установи”, Закон України „Про інформацію", Закон України „Про захист персональних даних"
Якщо у вас відбувається процес реорганізації підприємства або його припинення шляхом приєднання до іншої юридичної особи, вам необхідно отримати довідку в архівному відділі для надання державному реєстратору.
До архівного відділу надаються такі документи:
- примірник опису справ з особового складу;
- примірник акту прийому-передачі документів;
- лист про необхідність отримання довідки, у якому зазначається: причини передавання документів (рішення власника, сесії міської ради та ін.), кому були передані справи, на якій підставі (акт від якої дати) та де будуть зберігатися документи.
- копію акту перевірки фінансово-господарської діяльності з Державної податкової інспекції.
Опис справ з особового складу формується після упорядкування таких справ та включає, найчастіше, кадрові накази керівника, відомості нарахування заробітної плати та документи, що відображають створення організації та припинення її діяльності. Для упорядкування необхідно пронумерувати, підшити у тверду (картонну) обкладинку та описати справи, які міститимуть накази керівника про прийом, переведення та звільнення працівників та відомості нарахування заробітної плати за весь період роботи підприємства.
Акт прийому-передачі документів складається у 3 екземплярах: для установи, що передає, що отримує документи та архівного відділу.
Експертна комісія архівного відділу Миргородської міської ради діє на постійній основі та проводить свої засідання не рідше одного разу на квартал, у разі необхідності - частіше.
До компетенції експертної комісії архівного відділу входить:
· погодження інструкцій з діловодства, номенклатур справ, положень про експертні комісії та архівні підрозділи установ та організацій міста;
· схвалення описів документів постійного терміну зберігання, описів з особового складу та актів на виділення до знищення документів установ та організацій, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду;
· погодження описів документів з особового складу та актів на виділення до знищення документів установ та організацій, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду;
· розглядає та затверджує списки установ та організацій у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду.
Для подання документів на розгляд експертної комісії або отримання консультацій звертайтеся до архівного відділу Миргородської міської ради.
Про знищення документів юридичних осіб, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду
Під час діяльності юридичних осіб постійно накопичуються документи, частина з яких уже не використовується. У такому разі постає питання: як визначити, що документи потрібно знищувати та як правильно це організувати?
У першу чергу необхідно провести експертизу цінності документів організації, визначивши, які документи мають зберігатися постійно або протягом тривалого часу (більше 10 років), а також термін зберігання яких не минув. Звичайно, простіше визначитися з видами таких документів, якщо є затверджена номенклатура справ. Результати такої перевірки цінності документів закріплюються протоколом експертної комісії. Після цього документи з особового складу та постійного зберігання підшиваються у справи, на них складаються описи; документи, термін зберігання яких минув – виділяються до знищення, формується відповідний акт.
Далі описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, опис справ з особового складу, акти про виділення до знищення документів (усе в трьох екземплярах) подаються на схвалення експертної комісії архівного відділу Миргородської міської ради. До них додаються:
1) лист від організації, в якому в довільній формі зазначається про прохання схвалення описів та акту на виділення до знищення документів, про проведення перевірок фінансової діяльності органами податкової інспекції, про схвалення описів та акту про виділення до знищення експертною комісією підприємства (за наявності), про проведення судових розглядів по даним документам;
2) копії актів перевірок фінансової діяльності організації органами державної податкової інспекції;
3) витяги з протоколів експертної комісії підприємства про схвалення описів та акту на виділення до знищення документів;
4) копії наказів про створення експертної комісії підприємства.
Після погодження описів з основної діяльності та описів з особового складу підприємства та схвалення акту про виділення до знищення документів, термін зберігання яких минув, експертною комісією архівного відділу Миргородської міської ради, проводиться знищення тих документів, що були внесені до відповідного акту.
