В архівному відділі Миргородської міської ради зберігаються документи з особового складу ліквідованих установ, що діяли в місті Миргороді. При ліквідації чи припиненні діяльності установи передавали на довготривале державне зберігання накази керівника підприємства та відомості нарахування заробітної плати. На жаль, не всі документи збереглися, на них впливав час та, інколи, недбалість попередніх власників. Отримати інформацію з документів фондів ліквідованих установ можна звернувшись до архівного відділу Миргородської міської ради. Перелік установ, з перейменуваннями, документи яких знаходяться на державному зберіганні Ви можете завантажити тут
Архівним відділом Миргородської міської ради надаються такі послуги:
|
Назва послуги |
Перелік необхідних документів для отримання послуги |
Графік прийому з питань надання зазначеної послуги |
Термін надання послуги, вартість послуги |
|
Надання архівної довідки (архівної копії, архівного витягу) яка відображає інформацію, що міститься у рішеннях Миргородської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнях міського голови та додатках до них. |
Заява громадянина, копія документа, що підтверджує особу, копія документа, що підтверджує факт зв'язку з особою, стосовно якої надходить запит (якщо запит стосується іншої особи) |
Понеділок та четвер з 9.00 до 11.00 |
30 днів - безкоштовно |
|
Надання довідки про підтвердження стажу роботи та/або розмірів заробітної плати з документів ліквідованих установах м. Миргорода, що надійшли на державне зберігання при завершенні діяльності установи |
Заява громадянина, копія документа, що підтверджує особу, копія трудової книжки за період за який запитується інформація, копія документа, що підтверджує факт зв'язку з особою, стосовно якої надходить запит (якщо запит стосується іншої особи) |
Понеділок та четвер з 9.00 до 11.00 |
30 днів - безкоштовно |
|
Надання архівної довідки (архівної копії, архівного витягу) яка відображає інформацію, що міститься у документах з особового складу що надійшли на державне зберігання |
Заява громадянина, копія документа, що підтверджує особу, копія трудової книжки за період за який запитується інформація (при необхідності), копія документа, що підтверджує факт зв'язку з особою, стосовно якої надходить запит (якщо запит стосується іншої особи) |
Понеділок та четвер з 9.00 до 11.00 |
30 днів - безкоштовно |
|
Видача справ, що зберігаються в архівному відділі, особам, що бажають отримати архівну інформацію для проведення дослідження або отримання відомостей, що стосуються запитувача інформації |
Заява громадянина, копія документа, що підтверджує особу, копія документа, що підтверджує факт зв'язку з особою, стосовно якої надходить запит (якщо запит стосується іншої особи) |
Понеділок - четвер з 13.00 до 16.00 |
До тримання необхідної інформації |
Законодавча підстава надання послуги: Закон України „Про національний архівний фонд і архівні установи”, Закон України „Про інформацію", Закон України „Про захист персональних даних"
04 травня на державне зберігання до архіву надійшли документи Відкритого акціонерного товариства "Комбінат хлібопродуктів № 2"
Якщо у вас відбувається процес реорганізації підприємства або його припинення шляхом приєднання до іншої юридичної особи, вам необхідно отримати довідку в архівному відділі для надання державному реєстратору.
До архівного відділу надаються такі документи:
- примірник опису справ з особового складу;
- примірник акту прийому-передачі документів;
- лист про необхідність отримання довідки,љу якому зазначається: причини передавання документів (рішення власника, сесії міської ради та ін.), кому були передані справи, на якій підставі (акт від якої дати) та де будуть зберігатися документи.
- копію акту перевірки фінансово-господарської діяльності з Державної податкової інспекції.
Опис справ з особового складу формується після упорядкування таких справ та включає, найчастіше, кадрові накази керівника, відомості нарахування заробітної плати та документи, що відображають створення організації та припинення її діяльності. Для упорядкування необхідно пронумерувати, підшити у тверду (картонну) обкладинку та описати справи, які міститимуть накази керівника про прийом, переведення та звільнення працівників та відомості нарахування заробітної плати за весь період роботи підприємства.
Акт прийому-передачі документів складається у 3 екземплярах: для установи, що передає, що отримує документи та архівного відділу.
Бланки для підготовки описів з особового складу, актів прийому-передачі документів та листа до архівного відділу можна завантажити тут.
Експертна комісія архівного відділу Миргородської міської ради діє на постійній основі та проводить свої засідання не рідше одного разу на квартал, у разі необхідності - частіше.
До компетенції експертної комісії архівного відділу входить:
· погодження інструкцій з діловодства, номенклатур справ, положень про експертні комісії та архівні підрозділи установ та організацій міста;
· схвалення описів документів постійного терміну зберігання, описів з особового складу та актів на виділення до знищення документів установ та організацій, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду;
· погодження описів документів з особового складу та актів на виділення до знищення документів установ та організацій, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду;
· розглядає та затверджує списки установ та організацій у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду.
Для подання документів на розгляд експертної комісії або отримання консультацій звертайтеся до архівного відділу Миргородської міської ради.
Про знищення документів юридичних осіб, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду
Під час діяльності юридичних осіб постійно накопичуються документи, частина з яких уже не використовується. У такому разі постає питання: як визначити, що документи потрібно знищувати та як правильно це організувати?
У першу чергу необхідно провести експертизу цінності документів організації, визначивши, які документи мають зберігатися постійно або протягом тривалого часу (більше 10 років), а також термін зберігання яких не минув. Звичайно, простіше визначитися з видами таких документів, якщо є затверджена номенклатура справ. Результати такої перевірки цінності документів закріплюються протоколом експертної комісії. Після цього документи з особового складу та постійного зберігання підшиваються у справи, на них складаються описи; документи, термін зберігання яких минув – виділяються до знищення, формується відповідний акт.
Далі описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, опис справ з особового складу, акти про виділення до знищення документів (усе в трьох екземплярах) подаються на схвалення експертної комісії архівного відділу Миргородської міської ради. До них додаються:
1) лист від організації, в якому в довільній формі зазначається про прохання схвалення описів та акту на виділення до знищення документів, про проведення перевірок фінансової діяльності органами податкової інспекції, про схвалення описів та акту про виділення до знищення експертною комісією підприємства (за наявності), про проведення судових розглядів по даним документам;
2) копії актів перевірок фінансової діяльності організації органами державної податкової інспекції;
3) витяги з протоколів експертної комісії підприємства про схвалення описів та акту на виділення до знищення документів;
4) копії наказів про створення експертної комісії підприємства.
Після погодження описів з основної діяльності та описів з особового складу підприємства та схвалення акту про виділення до знищення документів, термін зберігання яких минув, експертною комісією архівного відділу Миргородської міської ради, проводиться знищення тих документів, що були внесені до відповідного акту.
