Про стан архівної справи та опрацювання документів у структурних підрозділах виконавчого комітету Миргородської міської ради за 2019 рік йшлося на плановому засіданні виконавчого комітету, 20 листопада. Підсумки роботи за звітний період озвучила начальник архівного відділу Альона Солодовник.
Доповідач зазначила, що станом на 01.11.2019 в архівному відділі зберігається 30 фондів документів постійного зберігання – 9191 справа та 144 фонди документів ліквідованих установ – 9338 справ. У 2019 році до відділу надійшло 475 справ управлінської документації, описи яких схвалені на експертно – перевірній комісії державного архіву області та 26 од. зб. справ з особового складу ліквідованих установ, описи яких схвалені на ЕК архівного відділу.
Списки юридичних і фізичних осіб – джерел формування НАФ, які передають і не передають документи до архівного відділу (списки № 1 і № 2), у діяльності яких не утворюються документи НАФ (список № 3) розроблені, затвердженні керуючою справами виконавчого комітету Миргородської міської ради, схвалені ЕПК Державного архіву Полтавської області (протокол від 26.07.2018 № 9) До списку №1 віднесено 12 організацій до списку № 2 віднесено 5 організацій, до списку № 3 віднесено 36 організацій.
Архівний відділ здійснює організаційно-методичне керівництво і контроль за роботою архівних підрозділів підприємств, установ та організацій.
Усі установи списку № 1 та №2 мають індивідуальні номенклатури справ, які щорічно погоджуються з ЕК архівного відділу.
В архівному відділ ведеться контрольно-довідкова картотека роботи з юридичними особами, у діяльності яких утворюються документи НАФ, також ведуться наглядові справи, проводиться паспортизація архівних підрозділів підприємств, установ та організацій.
Відповідно до розпорядження міського голови від 09.04.2013 № 59-р в архівному відділі створена експертна комісія архівного відділу (далі – ЕК), затверджений склад комісії та Положення про ЕК.
У 2019 році було проведено 4 засідання ЕК. На засіданнях були схвалено(погоджено) описи справ на 374 справи управлінської документації та на 31 справу з особового складу, 9 номенклатур справ установ, 3 описи з особового складу ліквідованих установ, 2 інструкції з діловодства, 3 акти на знищення документів.
Відділом забезпечено реалізацію конституційних прав громадян на письмові звернення та особистий прийом. Розглянуто 387 звернень соціально – правового характеру. З них 345 вирішено, а по 42 надано роз’яснення та розглянуто 153 звернення щодо отримання архівних довідок, копій, витягів із документів НАФ.
На особистому прийомі у начальника відділу побувало 42 громадянина.
Надано 26 консультацій щодо складання номенклатур справ, описів справ, актів, інших питань архівної справи і діловодства працівникам діловодних, експертних та архівних служб юридичних осіб міста.
Проведено виставку архівних документів до Дня Перемоги над нацизмом у другій світовій війні.
В читальній залі архівного відділу в 2019 році працювало 11 користувачів – громадян України. Для опрацювання видано 89 справ фондів виконавчого комітету Миргородської міської ради, середньої школи №1 ім. П. Мирного та Миргородський дитячий будинок с. Хомутець.
Щороку архівним відділом проводяться семінари та навчання. У 2019 році проведено семінар для працівників юридичних осіб – джерел комплектування НАФ з питань складання індивідуальних інструкцій з діловодства установ органів місцевого самоврядування, інших установ та організацій відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 (брали участь 6 установ).
З метою здійснення контролю за станом архівної справи та діловодства в місті Миргороді та відповідно до плану – графіку архівним відділом у 2019 році проводилися перевірки роботи архівних підрозділів служб діловодства, експертних комісій в установах – джерелах формування НАФ: у фінансовому управлінні Миргородської міської ради, відділі освіти Миргородської міської ради та в центрі соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді Миргородської міської ради.
Кожен відділ, управління має зведену номенклатуру справ, затверджену керівником, схвалену на засіданні експертної комісії управління чи відділу та погоджену експертною комісією архівного відділу міської ради. Справи формуються відповідно до номенклатури справ. Загальні правила документування викладені в індивідуальній інструкції з діловодства, яка є в кожній установі. Основним питанням для кожного відділу та управління є забезпечення схоронності документів.
Стан ведення архівного діловодства можна оцінити як задовільний, але в зв'язку з відсутністю коштів, упорядкування справ постійного терміну зберігання у відділах майже не проводиться.
Станом на 01.11. 2019 року відбулася передача впорядкованих документів тільки фінансового управління Миргородської міської ради по 2015 рік включно. Документи відділу освіти Миргородської міської ради впорядковані передані до архівного відділу по 1998 рік, взагалі не впорядковані і до архівного відділу не передані документи центру для сім'ї, дітей та молоді Миргородської міської ради.
У ході обговорення цього питання, міський голова Сергій Соломаха доручив доопрацювати виявлені недоліки з метою забезпечення належного архівного діловодства.
