Уже декілька років поспіль на підставі урядових рішень триває реорганізація органів Пенсійного фонду області. Фундаментом кардинальних змін стала перш за все Стратегія модернізації та розвитку Пенсійного фонду України, яка розрахована на період до 2020 року і схвалена розпорядженням Кабінету Міністрів України 14 вересня 2016 року. На її виконання у пенсійній галузі були розроблені нові механізми надання послуг, напрацьовані сучасні методики і програми, зміцнені та модернізовані інформаційні ресурси і технічна база.
Завдяки впровадженню централізованої системи призначення та виплати пенсій з 1 січня 2018 року процес нарахування пенсійних виплат значно прискорився. Це, в свою чергу, прискорило темпи розвитку інформаційних та управлінських технологій і дозволило продовжувати процеси централізації та оптимізації в органах Фонду. На підставі постанови Уряду, ухваленої 22 серпня 2018 року, штатна чисельність персоналу органів Фонду спочатку зменшилася на 23%, кількість територіальних управлінь скоротилась з 30-ти до 18-ти, а надалі - до 13-ти.
Внутрішня реорганізація відомства не викликала суттєвих порушень у роботі і не вплинула на якість послуг, що надаються громадянам. Навпаки - мережа пенсійних точок обслуговування громадян навіть розширилася.
Наступним кроком реорганізації стало остаточне завершення централізації та оптимізації функціональних процесів на базі Головного управління і завершення процедури ліквідації 13-ти об’єднаних управлінь у нинішньому, 2019 році. У результаті чергового скорочення штатна чисельність працівників пенсійних установ зменшилася на 11% і нині становить 900 осіб, хоча укомплектованість кадрами не є стовідсотковою.
Фонд, як і раніше, працює за принципом поділу на фронт–офіс і бек–офіс. Фронт–офіси розміщені у кожній адміністративно–територіальній одиниці області. А бек–офіс функціонує на регіональному рівні.
Поділ на фронт – і бек–офіс – схема роботи, яка ефективно діє в багатьох установах. Фронт–офіс працює з громадянами та усіма відвідувачами, що звертаються за пенсійними послугами, перетворюючись по суті на сервісний центр. Бек–офіс виконує роботу з обслуговування і підтримки основних функцій (бухгалтерія, служба персоналу та юридична служба), опрацьовує документи і заяви громадян.
У нинішньому році на Полтавщині створено 31 сервісний центр, в яких при повній укомплектованості працюватимуть 141 фахівець. Прийом здійснюється щоденно, без перерви, протягом робочого дня, незалежно від адреси проживання пенсіонера.
Ще одна форма наближення до людей точок надання послуг – так звані агентські пункти. Вони створюються переважно на базі об’єднаних територіальних громад, центрів надання адмінпослуг та «прозорих офісів». На даний час поза межами територіальних управлінь обладнано 58 віддалених робочих місць, де здійснюється обслуговування громадян.
У числі послуг, які надаються спеціалістами органів Пенсійного фонду на віддалених робочих місцях, наступні: різноманітні консультації та роз’яснення; прийом замовлень на видачу довідок і їх видача; видача пенсійних посвідчень; прийом документів для проведення попередньої оцінки права особи на призначення пенсії, її перерахунок тощо.
Продовжують активно розвиватися і дистанційні форми обслуговування. Завдяки порталу електронних послуг Пенсійного фонду України, який діє з жовтня 2011 року (https://portal.pfu.gov.ua), у всіх без винятку категорій людей, які обслуговує Фонд, є можливість дистанційно користуватися широким переліком послуг. Спектр послуг - від отримання інформації з питань пенсійного забезпечення до ознайомлення з даними реєстру застрахованих осіб. Наприклад, застрахована особа може дізнатися про свій страховий стаж, пенсіонер – побачити розмір пенсії та як її обчислено. Окрім того, запроваджено новий сервіс щомісячного отримання СМС з інформацією про зарахування певного місяця роботи до страхового стажу та про сплату/несплату роботодавцем єдиного соцвнеску. А за допомогою QR–коду через вебпортал можна отримати форму ОК–5, довідку про розмір пенсії тощо. Щоб стати повноцінним користувачем цього ресурсу, треба звернутися до найближчого сервісного центру Пенсійного фонду і написати заяву. Якщо у людини є електронний цифровий підпис (ЕЦП), без цієї процедури можна обійтися.
За статистичними даними, понад 40 тис. мешканців області вже стали користувачами електронних послуг вебпорталу Пенсійного фонду України. Ця унікальна електронна платформа постійно модернізується та удосконалюється. З серпня почав функціонувати новий сервіс порталу - призначення пенсії в «один дотик», що є першим етапом впровадження системи «Е-пенсія». Нова модель звернення громадян по призначення пенсії, як і всі попередні, спрощує взаємодію громадян з органами Пенсійного фонду, дозволяє скоротити витрати часу осіб, які звертаються за призначенням пенсії, зменшити паперовий документообіг, забезпечує максимально комфортні умови для отримання послуг. З часу впровадження сервісу в області отримано 24 електронних звернення за призначенням пенсії.
У ході поступової реорганізації органів Фонду нещодавно в Головному управлінні розпочав роботу центр ретроконверсії – спеціальний структурний підрозділ, метою якого є переведення в електронну форму наявних в області паперових пенсійних справ. Загальна кількість таких справ становить нині майже 409 тисяч. Першочергово заплановано відсканувати понад 118 тис. справ пільгових категорій отримувачів. Для функціонування підрозділу виділене окреме приміщення, створено відокремлену локальну мережу, налаштовано відповідне програмне забезпечення на сервері та робочих станціях.
Функціонування електронних пенсійних справ надає багато можливостей, серед яких - доступ пенсіонерів до матеріалів своєї пенсійної справи в будь-якому сервісному центрі чи на віддаленому робочому місці Пенсійного фонду України або через мережу Інтернет; надання послуг незалежно від місця проживання; наскрізний автоматизований контроль актуальності та достовірності документів, на підставі яких виплачуються пенсійні кошти тощо.
Ефективність роботи працівників пенсійної галузі щоквартально оцінюється на всеукраїнському рівні. У числі іншого керівництвом Пенсійного фонду України розглядаються такі напрямки нашої роботи, як виконання планових завдань з надходження власних коштів, зменшення заборгованості до пенсійного бюджету, додержання термінів обробки звернень за призначенням і перерахунком пенсії, залучення громадян до користування вебпорталом електронних послуг Пенсійного фонду України тощо. І якщо за результатами рейтингу діяльності регіональних управлінь Пенсійного фонду України у І півріччі п. р., Полтавська область зайняла ІІ місце серед усіх областей України, то підсумки роботи пенсійної галузі за 9 місяців дещо знизили рейтингові позиції пенсійників Полтавщини. Тому зрозуміло, що наразі працівники галузі докладають чимало зусиль, аби досягти високих результатів за підсумками року в цілому і не втратити лідируючі позиції.
Прес-служба Головного управління Пенсійного
фонду України в Полтавській області
