Миргород фестивальний Военкомат
Архівний відділ
2015-05-01

 Архівний відділ Миргородської міської ради інформує:

 

 

 Архівний відділ знаходиться за адресою:

37600, вул. Гоголя, 107

м. Миргород, Полтавська обл.

тел. (05355)5 31 92

Усатова Євгенія Петрівна – начальник архівного відділу

Овод Наталія Олександрівна - спеціаліст І-ї категорії

Графік роботи:

Понеділок – четвер: 8.00–17.00, п’ятниця: 8.00-15.45

Обідня перерва: 12.00–13.00

Графік прийому:

щопонеділка та щочетверга з 09.00 год. до 11.00 год.

за адресою: м. Миргород , вул. Гоголя, 107 (приймальна архівного відділу, другий поверх)

            Для забезпечення інформаційної потреби за запитом рекомендовано звертатися в прийомні дні.

Фізичні особи обов'язково надають заяву та паспорт (при потребі копію трудової книжки).

Юридичні особи обов'язково надають лист установи.

Основними функціями архівного відділу є:

  • Реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста.
  • Забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи.
  • Забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання інформації, що міститься в них.

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

  • Складає і за погодженням з Державним архівом  Полтавської області подає на затвердження міському голові цільові програми, плани розвитку архівної справи в місті та забезпечує їх виконання.
  • Забезпечує облік, зберігання і охорону:

- документів Національного архівного фонду, що нагромадилися за час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території міста Миргорода, державних органів виконавчої влади підприємств, установ та організацій;

- документів Національного архівного фонду, що утворилися в процесі діяльності профспілкових, кооперативних, творчих та інших об’єднань громадян, переданих за їх згодою до відділу;

- документів, переданих в установленому законом порядку на постійне чи тимчасове зберігання підприємствами, установами, організаціями, незалежно від форм власності, а також об’єднаннями громадян;

- друкованих, ілюстрованих та інших матеріалів, що доповнюють документи відділу і використовуються для довідково-інформаційної роботи;

- облікових документів і довідкового апарату до документів.

  • Організовує роботу з внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього фізичних осіб і юридичних осіб незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу.
  • Проводить у встановленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування.
  • За дорученням Держкомархіву контролює дотримання власниками документів Національного архівного фонду вимог законодавства щодо здійснення права власності на зазначені документи.
  • Складає і за погодженням з Державним архівом Полтавської області подає на затвердження міському голові список підприємств, установ, організацій, документи яких підлягають зберіганню у відділі, готує пропозиції щодо уточнення цього списку.
  • Приймає для зберігання документи Національного архівного фонду від органів виконавчої влади, комунальних підприємств і організацій міста, а також архівних документів громадян і їх об’єднань.
  • Приймає на зберігання архівні документи органів виконавчої влади, комунальних підприємств, установ та організацій, що ліквідуються без визначення правонаступників.
  • Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства на підприємствах, в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу, незалежно від форми власності з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів.
  • Інформує міську раду, Державний архів  Полтавської області про факти втрати, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
  • Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду, що зберігається у відділі.
  • Інформує органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації про склад і зміст документів, що зберігаються у відділі, надає документи Національного архівного фонду для користування фізичним та юридичним особам; публікує, експонує та в іншій формі популяризує архівні документи, а також виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду.
  • Видає підприємствам, установам і організаціям архівні довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються у відділі, а громадянам – довідки соціально-правового характеру, а також іншим шляхом задовольняє запити юридичних і фізичних осіб щодо використання архівної інформації.
  • Організовує перегляд в установленому порядку рішень про обмеження доступу до документів, забезпечує доручення до архівних документів на обґрунтовану вимогу фізичних осіб письмового спростування чи доповнення недостовірних відомостей про особу.
  • Вивчає,  узагальнює і поширює досвід архівних установ.

Перелік послуг:

  1. Надання  архівних копій, витягів з документів, що зберігаються в архівному відділі, на запити органів державної влади, органів місцевого самоврядування, депутатських звернень.
  2. Надання архівних копій, витягів з документів, що зберігаються в архівному відділі , юридичним та фізичним особам на тематичні запити.
  3. Надання архівних копій, витягів з документів, що зберігаються в архівному відділі, юридичним та фізичним особам на запити щодо підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно.
  4. Надання архівних довідок, що підтверджують трудовий стаж на підприємствах, документи яких зберігаються в архівному  відділі.
  5. Надання архівних довідок про заробітну плату на підприємствах, документи яких зберігаються в архівному відділі.
  6. Інформаційне обслуговування користувачів в архівному відділі.
  7. Організація роботи експертної комісії при архівному відділі  Миргородської міської ради.
  8. Схвалення положень про архівні підрозділи, про експертні комісії;номенклатур справ підприємств, установ, організацій міста;актів про вилучення до знищення; описів справ тривалого зберігання та з особового складу підприємств, установ, організацій міста, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.

 

В архівному відділі Миргородської міської ради зберігаються документи з особового складу ліквідованих установ, що діяли в місті Миргороді. При ліквідації чи припиненні діяльності установи передавали на довготривале державне зберігання накази керівника підприємства та відомості нарахування заробітної плати. На жаль, не всі документи збереглися, на них впливав час та, інколи, недбалість попередніх власників. Отримати інформацію з документів фондів ліквідованих установ можна звернувшись до архівного відділу Миргородської міської ради. Перелік установ, з перейменуваннями, документи яких знаходяться на державному зберіганні Ви можете завантажити тут

Архівним відділом Миргородської міської ради надаються такі послуги:

 

Назва послуги

Перелік необхідних документів для отримання послуги

Графік прийому з питань надання зазначеної послуги

Термін надання послуги, вартість послуги

Надання архівної довідки (архівної копії, архівного витягу) яка відображає інформацію, що міститься у рішеннях Миргородської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнях міського голови та додатках до них.

Заява громадянина, копія документа, що підтверджує особу, копія документа, що підтверджує факт зв'язку з особою, стосовно якої надходить запит (якщо запит стосується іншої особи)

Понеділок та четвер з 9.00 до 11.00

30 днів - безкоштовно

Надання довідки про підтвердження стажу роботи та/або розмірів заробітної плати з документів ліквідованих установах м. Миргорода, що надійшли на державне зберігання при завершенні діяльності установи

Заява громадянина, копія документа, що підтверджує особу, копія трудової книжки за період за який запитується інформація, копія документа, що підтверджує факт зв'язку з особою, стосовно якої надходить запит (якщо запит стосується іншої особи)

Понеділок та четвер з 9.00 до 11.00

30 днів - безкоштовно

Надання архівної довідки (архівної копії, архівного витягу) яка відображає інформацію, що міститься у документах з особового складу що надійшли на державне зберігання

Заява громадянина, копія документа, що підтверджує особу, копія трудової книжки за період за який запитується інформація (при необхідності), копія документа, що підтверджує факт зв'язку з особою, стосовно якої надходить запит (якщо запит стосується іншої особи)

Понеділок та четвер з 9.00 до 11.00

30 днів - безкоштовно

Видача справ, що зберігаються в архівному відділі, особам, що бажають отримати архівну інформацію для проведення дослідження або отримання відомостей, що стосуються запитувача інформації

Заява громадянина, копія документа, що підтверджує особу, копія документа, що підтверджує факт зв'язку з особою, стосовно якої надходить запит (якщо запит стосується іншої особи)

Понеділок - четвер з 13.00 до 16.00

До тримання необхідної інформації

 

 

Законодавча підстава надання послуги: Закон України „Про національний архівний фонд і архівні установи”, Закон України „Про інформацію", Закон України „Про захист персональних даних"

Якщо у вас відбувається процес реорганізації підприємства або його припинення шляхом приєднання до іншої юридичної особи, вам необхідно отримати довідку в архівному відділі для надання державному реєстратору.

До архівного відділу надаються такі документи:

- примірник опису справ з особового складу;

- примірник акту прийому-передачі документів;

- лист про необхідність отримання довідки, у якому зазначається: причини передавання документів (рішення власника, сесії міської ради та ін.), кому були передані справи, на якій підставі (акт від якої дати) та де будуть зберігатися документи.

- копію акту перевірки фінансово-господарської діяльності з Державної податкової інспекції.

Опис справ з особового складу формується після упорядкування таких справ та включає, найчастіше, кадрові накази керівника, відомості нарахування заробітної плати та документи, що відображають створення організації та припинення її діяльності. Для упорядкування необхідно пронумерувати, підшити у тверду (картонну) обкладинку та описати справи, які міститимуть накази керівника про прийом, переведення та звільнення працівників та відомості нарахування заробітної плати за весь період роботи підприємства.

Акт прийому-передачі документів складається у 3 екземплярах: для установи, що передає, що отримує документи та архівного відділу.

Бланки для підготовки описів з особового складу, актів прийому-передачі документів та листа до архівного відділу можна завантажити тут.

 

Експертна комісія архівного відділу Миргородської міської ради діє на постійній основі та проводить свої засідання не рідше одного разу на квартал, у разі необхідності - частіше.

 До компетенції експертної комісії архівного відділу входить:

·      погодження інструкцій з діловодства, номенклатур справ, положень про експертні комісії та архівні підрозділи установ та організацій міста;

·      схвалення описів документів постійного терміну зберігання, описів з особового складу та актів на виділення до знищення документів установ та організацій, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду;

·      погодження описів документів з особового складу та актів на виділення до знищення документів установ та організацій, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду;

·      розглядає та затверджує списки установ та організацій у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду.

 Для подання документів на розгляд експертної комісії або отримання консультацій звертайтеся до архівного відділу Миргородської міської ради. 

 

Про знищення документів юридичних осіб, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду

 Під час діяльності юридичних осіб постійно накопичуються документи, частина з яких уже не використовується. У такому разі постає питання: як визначити, що документи потрібно знищувати та як правильно це організувати?

У першу чергу необхідно провести експертизу цінності документів організації, визначивши, які документи мають зберігатися постійно або протягом тривалого часу (більше 10 років), а також термін зберігання яких не минув. Звичайно, простіше визначитися з видами таких документів, якщо є затверджена номенклатура справ. Результати такої перевірки цінності документів закріплюються протоколом експертної комісії. Після цього документи з особового складу та постійного зберігання підшиваються у справи, на них складаються описи; документи, термін зберігання яких минув – виділяються до знищення, формується відповідний акт.

Далі описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, опис справ з особового складу, акти про виділення до знищення документів (усе в трьох екземплярах) подаються на схвалення експертної комісії архівного відділу Миргородської міської ради. До них додаються:

1) лист від організації, в якому в довільній формі зазначається про прохання схвалення описів та акту на виділення до знищення документів, про проведення перевірок фінансової діяльності органами податкової інспекції, про схвалення описів та акту про виділення до знищення експертною комісією підприємства (за наявності), про проведення судових розглядів по даним документам;

2) копії актів перевірок фінансової діяльності організації органами державної податкової інспекції;

3) витяги з протоколів експертної комісії підприємства про схвалення описів та акту на виділення до знищення документів;

4) копії наказів про створення експертної комісії підприємства.

Після погодження описів з основної діяльності та описів з особового складу підприємства та схвалення акту про виділення до знищення документів, термін зберігання яких минув, експертною комісією архівного відділу Миргородської міської ради, проводиться знищення тих документів, що були внесені до відповідного акту. 

14 березня 2013 року Міністерство юстиції України наказом № 430/5 затвердило "Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду", що визначає види документів, що потрібно передавати на зберігання у разі ліквідації організації.
   У першу чергу це:
- установчі документи (установчий акт, засновницький договір (статут), положення) та зміни до них; список засновників (учасників); виписка з Єдиного державного реєстру
- накази, розпорядження організацій з кадрових питань (особового складу) щодо прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестації, підвищення кваліфікації, стажування, щорічної оцінки держслужбовців, продовження строку перебування на державній службі, допуску та дозволу до державної таємниці; присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду); зміни біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплати праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; всіх видів відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок; довгострокових відряджень в межах України та за кордон; відряджень для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці; відряджень для працівників для участі в ліквідації наслідків техногенних катастроф, аварій;
- накази, розпорядження організацій з основної діяльності про створення, перейменування, реорганізацію, ліквідацію;  
- документи (постанови, рішення, акти, ухвали тощо) про реорганізацію, перейменування, перепідпорядкування, ліквідацію (банкрутство)
- розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників, аспірантів, студентів
- відомості персоніфікованого обліку

Інформації про роботу архівного відділу за 2016 року.

Протягом 2016 року на державне зберігання архівним відділом прийнято 532 справи постійного зберігання та 29 справ ліквідованих установ. Схвалено на ЕПК Держархіву Полтавської області описів на 984 од. зб. управлінської документації ( 266 – виконком, 634 кримінальні справи та 68 справ постійного зберігання – Миргородський міськрайонний суд, 16 справ –юстиція.)

Оправлено та підшито справи постійного терміну зберігання частини фонду виконкому Миргородської міської ради, ліквідованих установ – АТП ОСС, ПМК – 65, СБК, нафтобази. Закартоновано 532 справи документів НАФ (виконком міської ради та управління юстиції). Описано 260 справ постійного зберігання частини фонду Миргородської міської ради.

Протягом року до архівного відділу надійшли на зберігання документи НАФ – виконавчого комітету Миргородської міської ради в кількості 367 справ та Миргородського міськрайонного управління юстиції в кількості 165 справ.

Станом на 01.01.2017 року в архівному відділі зберігається 7933 справ документів НАФ. Та 8014 справ з особового складу ліквідованих установ.

Станом на 01.01.2017 року на особистому прийомі громадян розглянуто 98 звернень. Громадянам надавались консультації з питань місцезнаходження документів установ і організацій, допомога у розшуку документів ліквідованих установ, в оформленні звернень до інших архівних установ області, архівні копії та витяги із рішень сесії та виконавчого комітету про виділення земельних ділянок, про передачу земельних ділянок у приватну власність громадян, про виділення земельних ділянок під будівництво гаражів тощо. Виконано 447 запитів соціально-правового та 397 запитів тематичного (майнового) характеру.

У читальному залі архівного відділу було прийнято 17 користувачів документів та видано 79 справ для опрацювання. За клопотанням Національної спілки художників України з 11 по 26 травня працівники архівного відділу співпрацювали з заслуженим працівником культури України, письменником, науковим діячем – Ханко Віталієм Миколайовичем. У ході роботи було використано 409 справ фонду Миргородський керамтехнікум.

 Відповідно до ст. 31 Закону України "Про національний архівний фонд та архівні установи" та плану-графіку перевірянь служби діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб-джерел формування НАФ архівного відділу Миргородської міської рад працівниками архівного відділу було проведено 2 комплексні перевірки організації роботи діловодства та експертних комісій.

В архівному відділі було проведено  4 виставки та 2 тематичні викладки архівних документів "Герої не вмирають" із вшанування героїв Небесної Сотні, де були представлені фотоматеріали, які розповідають про участь наших земляків у Революції гідності. На виконання розпорядження № 22 –р від 04 березня 2016 року "Про проведення у 2016 році в місті заходів у зв’язку з 30-ми роковинами Чорнобильської катастрофи в архівному відділі Миргородської міської ради було підготовлено та відкрито тематичну виставку копій архівних документів "Трагедія, яка перевернула весь світ";  05 травня  2016 року до 71-ї річниці Перемоги над нацизмом у Європі та 71-ї річниці завершення Другої світової війни було відкрито тематичну виставку  "Внесок миргородців у Перемогу" до Днів Пам’яті та примирення. На даній виставці були представлені фотоматеріали та архівні документи архівного відділу міської ради, які розповідають про участь наших земляків у боях з нацистами на різних фронтах, про партизанський рух та героїчну працю у тилу; у червні  в архівному відділі працювала тематична виставка  до Дня Конституції України; 18 серпня 2016 року відкрито тематичну виставку, присвячену 25-ій річниці Незалежності України "Миргород за часи незалежності"; 22 листопада 2016 року  до Дня пам"яті жертв Голодомору була підготовлена інформаційна викладка, де представлені копії документів та газетні статті.

            Проведено 15 засідань експертної комісії архівного відділу, на яких розглянуто та затвержено описи   4  фондів ліквідованих установ, 3  інструкції з діловодства та  14  номенклатур  справ підприємств, установ і організацій.

ОГОЛОШЕННЯ
     
Оголошення

Відділ капітального будівництва Миргородської міської ради оголошує конкурс з відбору суб’єктів оціночної діяльності, які будуть залучені до проведення незалежної оцінки комунального майна:

     
     
Запрошуємо всіх на родинне свято морозива

27 травня на центральній площі міста з 12 до 16 год на вас чекають веселощі та розваги:

     
     
До уваги суб’єктів підприємницької діяльності, громадських об’єднань та асоціацій підприємців!

24 травня 2017 року 0 15 годині в залі засідань міської ради відбудеться розширене засідання Координаційної ради з питань розвитку підприємництва.

     
Архів оголошень
Poll ID 0 does not exist.

Міста побратими

Календар свят і подій. Листівки, вітання та побажання

Міста побратими

Полтавська обласна рада

Полтавська ОДА

МИРГОРОДСЬКА МІСЬКА РАДА
  Адреса: 37600, м. Миргород, вул. Незалежності, 17, Тел.: 5-25-01, факс: (05355) 5-22-21 E-mail: mmrada@ukr.net