Военкомат Центр зайнятості АМУ
Архівний відділ
2015-05-01

 Архівний відділ Миргородської міської ради інформує:

 Архівний відділ знаходиться за адресою:

37600, вул. Гоголя, 107

м. Миргород, Полтавська обл.

тел. (05355)5 31 92

Солодовник Альона Олександрівна  – начальник архівного відділу

Графік роботи:

Понеділок – четвер: 8.00–17.00, п’ятниця: 8.00-15.45

Обідня перерва: 12.00–13.00

Графік прийому:

щопонеділка та щочетверга з 09.00 год. до 11.00 год.

за адресою: м. Миргород , вул. Гоголя, 107 (приймальна архівного відділу, другий поверх)

Для забезпечення інформаційної потреби за запитом рекомендовано звертатися в прийомні дні.

Фізичні особи обов'язково надають заяву та паспорт (при потребі копію трудової книжки).

Юридичні особи обов'язково надають лист установи.

Перелік послуг:

  1. Надання  архівних копій, витягів з документів, що зберігаються в архівному відділі, на запити органів державної влади, органів місцевого самоврядування, депутатських звернень.
  2. Надання архівних копій, витягів з документів, що зберігаються в архівному відділі , юридичним та фізичним особам на тематичні запити.
  3. Надання архівних копій, витягів з документів, що зберігаються в архівному відділі, юридичним та фізичним особам на запити щодо підтвердження майнових прав на землю та нерухоме майно.
  4. Надання архівних довідок, що підтверджують трудовий стаж на підприємствах, документи яких зберігаються в архівному  відділі.
  5. Надання архівних довідок про заробітну плату на підприємствах, документи яких зберігаються в архівному відділі.
  6. Інформаційне обслуговування користувачів в архівному відділі.
  7. Організація роботи експертної комісії при архівному відділі  Миргородської міської ради.
  8. Схвалення положень про архівні підрозділи, про експертні комісії;номенклатур справ підприємств, установ, організацій міста;актів про вилучення до знищення; описів справ тривалого зберігання та з особового складу підприємств, установ, організацій міста, в діяльності яких не утворюються документи НАФ.

 

Зразки заяв

 

В архівному відділі Миргородської міської ради зберігаються документи з особового складу ліквідованих установ, що діяли в місті Миргороді. При ліквідації чи припиненні діяльності установи передавали на довготривале державне зберігання накази керівника підприємства та відомості нарахування заробітної плати. На жаль, не всі документи збереглися, на них впливав час та, інколи, недбалість попередніх власників. Отримати інформацію з документів фондів ліквідованих установ можна звернувшись до архівного відділу Миргородської міської ради. Перелік установ, з перейменуваннями, документи яких знаходяться на державному зберіганні Ви можете завантажити тут

 

Архівним відділом Миргородської міської ради надаються такі послуги:

 

Назва послуги

Перелік необхідних документів для отримання послуги

Графік прийому з питань надання зазначеної послуги

Термін надання послуги, вартість послуги

Надання архівної довідки (архівної копії, архівного витягу) яка відображає інформацію, що міститься у рішеннях Миргородської міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнях міського голови та додатках до них.

Заява громадянина, копія документа, що підтверджує особу, копія документа, що підтверджує факт зв'язку з особою, стосовно якої надходить запит (якщо запит стосується іншої особи)

Понеділок та четвер з 9.00 до 11.00

30 днів - безкоштовно

Надання довідки про підтвердження стажу роботи та/або розмірів заробітної плати з документів ліквідованих установах м. Миргорода, що надійшли на державне зберігання при завершенні діяльності установи

Заява громадянина, копія документа, що підтверджує особу, копія трудової книжки за період за який запитується інформація, копія документа, що підтверджує факт зв'язку з особою, стосовно якої надходить запит (якщо запит стосується іншої особи)

Понеділок та четвер з 9.00 до 11.00

30 днів - безкоштовно

Надання архівної довідки (архівної копії, архівного витягу) яка відображає інформацію, що міститься у документах з особового складу що надійшли на державне зберігання

Заява громадянина, копія документа, що підтверджує особу, копія трудової книжки за період за який запитується інформація (при необхідності), копія документа, що підтверджує факт зв'язку з особою, стосовно якої надходить запит (якщо запит стосується іншої особи)

Понеділок та четвер з 9.00 до 11.00

30 днів - безкоштовно

Видача справ, що зберігаються в архівному відділі, особам, що бажають отримати архівну інформацію для проведення дослідження або отримання відомостей, що стосуються запитувача інформації

Заява громадянина, копія документа, що підтверджує особу, копія документа, що підтверджує факт зв'язку з особою, стосовно якої надходить запит (якщо запит стосується іншої особи)

Понеділок - четвер з 13.00 до 16.00

До тримання необхідної інформації

 

 

Законодавча підстава надання послуги: Закон України „Про національний архівний фонд і архівні установи”, Закон України „Про інформацію", Закон України „Про захист персональних даних"

Якщо у вас відбувається процес реорганізації підприємства або його припинення шляхом приєднання до іншої юридичної особи, вам необхідно отримати довідку в архівному відділі для надання державному реєстратору.

До архівного відділу надаються такі документи:

- примірник опису справ з особового складу;

- примірник акту прийому-передачі документів;

- лист про необхідність отримання довідки, у якому зазначається: причини передавання документів (рішення власника, сесії міської ради та ін.), кому були передані справи, на якій підставі (акт від якої дати) та де будуть зберігатися документи.

- копію акту перевірки фінансово-господарської діяльності з Державної податкової інспекції.

Опис справ з особового складу формується після упорядкування таких справ та включає, найчастіше, кадрові накази керівника, відомості нарахування заробітної плати та документи, що відображають створення організації та припинення її діяльності. Для упорядкування необхідно пронумерувати, підшити у тверду (картонну) обкладинку та описати справи, які міститимуть накази керівника про прийом, переведення та звільнення працівників та відомості нарахування заробітної плати за весь період роботи підприємства.

Акт прийому-передачі документів складається у 3 екземплярах: для установи, що передає, що отримує документи та архівного відділу.

Експертна комісія архівного відділу Миргородської міської ради діє на постійній основі та проводить свої засідання не рідше одного разу на квартал, у разі необхідності - частіше.

 До компетенції експертної комісії архівного відділу входить:

·      погодження інструкцій з діловодства, номенклатур справ, положень про експертні комісії та архівні підрозділи установ та організацій міста;

·      схвалення описів документів постійного терміну зберігання, описів з особового складу та актів на виділення до знищення документів установ та організацій, у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду;

·      погодження описів документів з особового складу та актів на виділення до знищення документів установ та організацій, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду;

·      розглядає та затверджує списки установ та організацій у діяльності яких утворюються документи Національного архівного фонду.

 Для подання документів на розгляд експертної комісії або отримання консультацій звертайтеся до архівного відділу Миргородської міської ради. 

 

Про знищення документів юридичних осіб, у діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду

 Під час діяльності юридичних осіб постійно накопичуються документи, частина з яких уже не використовується. У такому разі постає питання: як визначити, що документи потрібно знищувати та як правильно це організувати?

У першу чергу необхідно провести експертизу цінності документів організації, визначивши, які документи мають зберігатися постійно або протягом тривалого часу (більше 10 років), а також термін зберігання яких не минув. Звичайно, простіше визначитися з видами таких документів, якщо є затверджена номенклатура справ. Результати такої перевірки цінності документів закріплюються протоколом експертної комісії. Після цього документи з особового складу та постійного зберігання підшиваються у справи, на них складаються описи; документи, термін зберігання яких минув – виділяються до знищення, формується відповідний акт.

Далі описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання, опис справ з особового складу, акти про виділення до знищення документів (усе в трьох екземплярах) подаються на схвалення експертної комісії архівного відділу Миргородської міської ради. До них додаються:

1) лист від організації, в якому в довільній формі зазначається про прохання схвалення описів та акту на виділення до знищення документів, про проведення перевірок фінансової діяльності органами податкової інспекції, про схвалення описів та акту про виділення до знищення експертною комісією підприємства (за наявності), про проведення судових розглядів по даним документам;

2) копії актів перевірок фінансової діяльності організації органами державної податкової інспекції;

3) витяги з протоколів експертної комісії підприємства про схвалення описів та акту на виділення до знищення документів;

4) копії наказів про створення експертної комісії підприємства.

Після погодження описів з основної діяльності та описів з особового складу підприємства та схвалення акту про виділення до знищення документів, термін зберігання яких минув, експертною комісією архівного відділу Миргородської міської ради, проводиться знищення тих документів, що були внесені до відповідного акту. 

14 березня 2013 року Міністерство юстиції України наказом № 430/5 затвердило "Перелік видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду", що визначає види документів, що потрібно передавати на зберігання у разі ліквідації організації.
   У першу чергу це:
- установчі документи (установчий акт, засновницький договір (статут), положення) та зміни до них; список засновників (учасників); виписка з Єдиного державного реєстру
- накази, розпорядження організацій з кадрових питань (особового складу) щодо прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестації, підвищення кваліфікації, стажування, щорічної оцінки держслужбовців, продовження строку перебування на державній службі, допуску та дозволу до державної таємниці; присвоєння звань (підвищення рангу, категорії, розряду); зміни біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплати праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; всіх видів відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток щодо догляду за дитиною, відпусток за власний рахунок; довгострокових відряджень в межах України та за кордон; відряджень для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці; відряджень для працівників для участі в ліквідації наслідків техногенних катастроф, аварій;
- накази, розпорядження організацій з основної діяльності про створення, перейменування, реорганізацію, ліквідацію;  
- документи (постанови, рішення, акти, ухвали тощо) про реорганізацію, перейменування, перепідпорядкування, ліквідацію (банкрутство)
- розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників, аспірантів, студентів
- відомості персоніфікованого обліку

 


 

Інформація архівного відділу Миргородської міської ради про виконану роботу в 2019 році

 

На виконання делегованих державою виконавчим органам міської ради повноважень роботу архівного відділу Миргородської міської ради спрямовано на зберігання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ), що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста. Відповідно до власних (самоврядних) повноважень відділ також здійснює централізоване тимчасове зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних осіб, та інших архівних документів, що не належать до НАФ.

Станом на 01.12.2019 в архівному відділі зберігається 30 фондів документів постійного зберігання (9191 справа) та 144 фонди документів ліквідованих установ (9338 справ).

У 2019 році на державне зберігання надійшло 305 справ частини фонду Миргородської міської ради, 170 справ фонду Миргородської об'єднаної державної податкової інспекції Головного управління фіскальної служби у Полтавській області та 3 фонди (26 справ) ліквідованих установ. Документи пройшли науково-технічне опрацювання, описи схвалені на експертно-перевірній комісії Державного архіву Полтавської області, описи фондів ліквідованих установ схвалені експертній комісії архівного відділу Миргородської міської ради.

За звітний період схвалено на ЕПК державного архіву Полтавської області описи на 374 од. зб. управлінської документації (69 справ фінансового управління Миргородської міської ради, 305 справ виконавчого комітету Миргородської міської ради) та на 31 справа з особового складу вищеназваних установ.

Експертною комісією архівного відділу Миргородської міської ради у 2019 році було проведено 5 засідань. На засіданнях були схвалено (погоджено) описи справ на 374 справи управлінської документації та на 31 справу з особового складу, 14 номенклатур справ установ, 3 описи з особового складу ліквідованих установ, 2 інструкції з діловодства, 3 акти на знищення документів.

 Відділом забезпечено реалізацію конституційних прав громадян на письмові звернення та особистий прийом. Розглянуто 387 звернень соціально – правового характеру. З них 345 вирішено, а по 42 надано роз’яснення та розглянуто 153 звернення щодо отримання архівних довідок, копій, витягів із документів НАФ.

На особистому прийомі у начальника відділу побувало 47 громадянина.

 

Аналіз розгляду звернень громадян у відділі за звітний період:

 

 

Надійшло

Із них:

вирішено

роз’яснено

1. Надійшло письмових звернень

540

498

42

У тому числі надійшло:

 

 

 

- письмових звернень до відділу щодо

документів ліквідованих установ

387

345

42

- письмових звернень до відділу щодо

документів НАФ

153

 153

-

2. Звернулось на особистому прийомі

47

42

5

У тому числі щодо:

 

 

 

- документів ліквідованих установ

23

20

3

- документів трудового архіву

24

22

2

 

Надано 26 консультацій щодо складання номенклатур справ, описів справ, актів, інших питань архівної справи і діловодства працівникам діловодних, експертних та архівних служб юридичних осіб міста.

Проведено виставку архівних документів до Дня Перемоги над нацизмом у другій світовій війні.

В читальній залі архівного відділу в 2019 році працювало 11 користувачів – громадян України. Для опрацювання видано 89 справ фондів виконавчого комітету Миргородської міської ради, середньої школи №1 ім. П. Мирного та Миргородський дитячий будинок с. Хомутець.

 У 2019 році проведено семінар для працівників юридичних осіб – джерел комплектування НАФ з питань складання індивідуальних інструкцій з діловодства установ органів місцевого самоврядування, інших установ та організацій відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 (брали участь 6 установ).

З метою здійснення контролю за станом архівної справи та діловодства в місті Миргороді та відповідно до плану – графіку архівним відділом у 2019 році проводилися перевірки роботи архівних підрозділів служб діловодства, експертних комісій в установах – джерелах формування НАФ: у фінансовому управлінні Миргородської міської ради, відділі освіти Миргородської міської ради та в центрі соціальних служб для сім’ї, дітей та молоді Миргородської міської ради.

 

ОГОЛОШЕННЯ
     
Увага! Перенесено дату проведення другої сесії міської ради!

Засідання другої сесії Миргородської міської ради восьмого скликання (перше засідання), заплановане на 4 грудня,  перенесено на 9  грудня 2020 року

     
     
Відбудеться друге засідання другої сесії Миргородської міської ради восьмого скликання

Друге засідання другої сесії Миргородської міської ради восьмого скликання відбудеться 15 грудня 2020 року о 09.00  у залі засідань міської ради 

     
     
Оголошення

 До Дня вшанування пам’яті жертв Голодоморів в Україні 27 листопада о 15.00 відбудеться покладання квітів до пам'ятного знаку та меморіалу "Скорботна мати", що  у Сквері біля Іоано-Богословського собору (мікрорайон "Личанка")

     
Архів оголошень
Poll ID 0 does not exist.

Календар свят і подій. Листівки, вітання та побажання

Електронне звернення

Міста побратими

Миргородський відділ поліції

КП Миргородводоканал

Полтавська обласна рада

Полтавська ОДА

МИРГОРОДСЬКА МІСЬКА РАДА
  Адреса: 37600, м. Миргород, вул. Незалежності, 17, Тел.: 5-25-01, факс: (05355) 5-22-21 E-mail: mmrada@ukr.net